Seminarziel
Dieses zweitägige Praxisseminar vermittelt die Grundlagen und zentralen Funktionen der VIS E-Akte im VIS-SmartClient („VIS“ steht für „Verwaltungsinformationssystem“). Teilnehmende lernen, wie Akten, Vorgänge und Dokumente angelegt, verwaltet und bearbeitet werden. Neben dem Umgang mit Schriftgutobjekten stehen auch das Aufgabenmanagement, die Suche nach Inhalten sowie Funktionen wie Versionierung, Verknüpfungen und Vertretungsregelungen im Fokus.
Ziel ist es, die Teilnehmenden zu befähigen, die E-Akte sicher und effizient in ihrem Arbeitsalltag zu nutzen.
Vorteile auf einen Blick
- Sicher im VIS-SmartClient bewegen
- Akten, Vorgänge und Dokumente korrekt anlegen, verwalten und bearbeiten
- Strukturprinzipien der E-Akte verstehen und umsetzen
- Aufgaben und Geschäftsgangverfügungen effizient nutzen
- Die wichtigsten Funktionen zur Suche, Bearbeitung, Versionierung und Organisation der Arbeit mit der E-Akte souverän anwenden
Hinweis
Dieses Training ist ausschließlich als individuelles Firmenseminar buchbar (max. 12 Personen). Die Teilnehmenden müssen Zugang zum VIS-System haben und unserem Trainer muss ein Zugang zum System vom Kunden bereitgestellt werden. Je nach Durchführungsort fallen ggf. zusätzliche Verpflegungskosten oder Reisekosten an. Bitte beachten Sie auch unsere Hinweise auf der Informationsseite für Firmenschulungen.
Seminarinhalt
VIS E-Akte – Grundlagen und Aufbauwissen mit dem VIS-SmartClient
Einführung in die elektronische Akte (eAkte)
- Ziele, Nutzen, Begriffe (SGO, Akte, Vorgang, Dokument etc.)
- Organisatorische und rechtliche Grundlagen
VIS-SmartClient: Oberfläche und Navigation
- Aufbau, Bedienkonzepte, Navigation, Kontextmenüs
Struktur der E-Akte und Schriftgutobjekte
- Akten, Vorgänge, Dokumente, Ablagen, Untervorgänge, Mappen
- Erstellung und Bearbeitung (z. B. Umbenennen, Umprotokollieren)
- Änderungshistorie und Nachvollziehbarkeit
- Strukturen verschieben, kopieren, verknüpfen
Dateiverwaltung
- Dateien hochladen (verschiedene Methoden)
- Bearbeiten, Versionieren, Zurücksetzen, Löschen, Wiederherstellen
- Auschecken/Einchecken zur externen Bearbeitung
- Automatische Versionierung bei Bearbeiterwechsel
Arbeiten mit Unterlagen
- Lesen, zu Favoriten hinzufügen
- Exportieren, Drucken
- Bezüge und externe Verknüpfungen (http, file etc.)
Aufgabenverwaltung
- Grundlagen und manuelle Aufgaben
- Geschäftsgangverfügungen (GGV)
- Automatisierung über Geschäftsgangmuster
- Wiedervorlagen (einmalig und zyklisch)
Suchfunktionen effektiv nutzen
- Schnellsuche, Feldsuche, erweiterte Suche
- Suchabfragen speichern, Automatisierungen für Aufgaben
Organisation von Vertretungen
- Vertretungsfunktionen und Delegation
Zielgruppe
Diese Firmenschulung ist für Mitarbeitende in der öffentlichen Verwaltung, die mit der E-Akte im VIS-SmartClient arbeiten werden und für Projektverantwortliche der Einführung von VIS in Organisationseinheiten, konzipiert.
Voraussetzungen
- Zugang zum VIS-System (Zugang für den Trainer muss ebenfalls vom Kunden bereitgestellt werden)
- Grundkenntnisse in der Arbeit mit Windows und Standard-Software (z. B. MS Office) werden vorausgesetzt